Comment suivre plusieurs factures Chorus Pro dans Excel ?

Comment exporter la liste des factures dans Chorus Pro ?

1. Ouvrez Facturation → Factures émises → Rechercher. Sélectionnez votre structure et la période utile. Pour une revue de lot, incluez les différents statuts à examiner.
2. Lancez la recherche, vérifiez le nombre de résultats puis utilisez l’export de la liste. Si Chorus Pro fournit un CSV, ouvrez-le dans Excel en conservant le numéro de facture au format texte, en particulier s’il commence par un zéro.
3. Conservez l’export daté. Dans l’onglet Suivi du modèle, recopiez les valeurs des colonnes correspondantes. Complétez le motif à partir du commentaire de l’acheteur dans l’historique de chaque facture.

Utilisez une copie du modèle par structure émettrice et par année de création. Au prochain export, rapprochez d’abord les lignes avec votre suivi existant. Vérifiez la structure émettrice, le numéro et l’année pour éviter de compter deux fois une même facture.

Quelles informations faut-il suivre par facture ?

Référence, acheteur et montant TTC

Ils identifient le dossier et permettent de classer l’encours à examiner. Saisissez un montant numérique pour permettre le tri et le calcul des totaux.

Statut Chorus Pro et motif

Recopiez le statut du portail, puis le commentaire du destinataire. « Suspendue » signale le type de blocage. « Bon de livraison signé manquant » indique la pièce à chercher.

Pièce, responsable et prochaine action

Notez ce qui permettra au dossier d’avancer. Par exemple, « ADV : retrouver la page signée du BL-018 » donne une tâche précise à la personne qui peut la réaliser.

Date de relance et suivi interne

Fixez une date pour reprendre le dossier. Une facture peut être « Rejetée » dans Chorus Pro et « En attente » dans votre suivi pendant que l’acheteur confirme la bonne référence.

Comment lire les trois indicateurs du fichier ?

Dossiers ouverts. Une ligne compte dès qu’elle a un numéro de facture, jusqu’à ce que son suivi interne passe à « Clos ». Montant TTC ouvert. C’est la somme des montants renseignés pour ces lignes. Relances dues. Ce compteur retient les dossiers ouverts dont la date de relance est arrivée ou dépassée.

Les compteurs couvrent tout le lot, même lorsque vous filtrez l’affichage. Une date de relance vide laisse le dossier ouvert sans le compter parmi les relances dues. L’onglet « Exemple fictif » permet de voir le résultat avant de saisir vos propres factures.

Dans quel ordre traiter le lot ?

Commencez par les dossiers que votre équipe peut faire avancer. Une copie signée déjà disponible permet de compléter une facture immédiatement. Pour les dossiers qui dépendent d’un tiers, filtrez par responsable et par date de relance. Au sein d’un même groupe, triez les montants TTC pour choisir le premier dossier à traiter.

Exemple fictif. Votre lot contient une facture suspendue de 12 400 € dont le bon signé est disponible et une facture de 6 850 € pour laquelle l’acheteur doit confirmer la commande. Attribuez la première à l’équipe qui joint le bon. Pour la seconde, notez qui a demandé la référence et à quelle date reprendre contact. Le total des deux montants ne dit pas qui peut agir aujourd’hui.

Quand un dossier est résolu, passez son suivi interne à « Clos ». Conservez la ligne pour retrouver l’historique lors du rapprochement suivant.