Numéro de facture déjà utilisé dans Chorus Pro : où retrouver le premier dépôt ?

Comment retrouver le premier dépôt ?

Chorus Pro contrôle l’unicité du numéro de facture pour un identifiant émetteur et une année de création donnés. Deux acheteurs différents peuvent donc être concernés par la même collision de numéros chez un fournisseur.

1. Reprenez le numéro et la date du PDF d’origine. Si le fichier a été renommé pour l’envoi, utilisez le numéro imprimé sur la facture.
2. Dans Factures émises → Rechercher, sélectionnez la structure qui a émis la facture. Recherchez le numéro en retirant les filtres trop restrictifs de destinataire, de période et d’état. Vérifiez en particulier l’année de création si l’envoi a eu lieu en janvier.
3. Ouvrez chaque résultat plausible. Comparez son acheteur, son montant et sa référence de commande avec le PDF, puis ouvrez le suivi de traitement. Si un cabinet ou un logiciel transmet aussi pour vous, vérifiez son journal d’envoi.

Que faire selon le résultat de la recherche ?

Même facture, déjà transmise

Si elle est déposée, mise à disposition ou plus avancée, suivez le premier dossier. Un second dépôt créerait une nouvelle demande pour la même prestation.

Même facture, suspendue

Reprenez le dossier existant et joignez le complément demandé. Vérifier la pièce à joindre.

Même facture, rejetée

Relevez le motif, déterminez la correction et préparez la nouvelle facture avec un nouveau numéro. Retrouver le motif ou le demander à l’acheteur.

Autre facture, même numéro

Faites rapprocher les deux pièces par votre équipe comptable. Vérifiez dans le journal des ventes à quelle pièce le numéro appartient avant de corriger le document concerné.

Aucun premier envoi retrouvé

Vérifiez vos droits sur la structure et interrogez la personne qui dépose pour vous. Si le blocage persiste, ouvrez un ticket avec l’identifiant émetteur, le numéro, la date, le libellé exact et les filtres de recherche déjà essayés.

Exemple fictif : deux tentatives pour une seule livraison

Vendredi, un cabinet transmet F-2026-084 pour une livraison de 2 640 €. Lundi, le fournisseur tente de déposer le même PDF. Le dossier retrouvé porte le même montant, le même acheteur et le même bon. Son statut est « Mise à disposition ». L’action utile est de conserver le suivi du dépôt de vendredi et d’indiquer à l’équipe que le cabinet l’a déjà transmis.

Si le premier dossier portait sur un autre acheteur ou un montant différent, il faudrait d’abord examiner les deux factures dans le journal des ventes. Ajouter un suffixe uniquement dans le portail ferait apparaître deux références pour la même pièce. Le numéro saisi doit correspondre à celui de la facture.